Nous remercions Sylvain Maurel, Directeur de Sordalab, de nous avoir gentiment accordé quelques minutes de son temps pour répondre à cette interview.
Pouvez-vous nous présenter Sordalab en quelques mots ?
« Sordalab c’est plus de 6500 produits destinés aux établissements scolaires pour l’enseignement scientifique. Nous équipons les labos et les salles de cours des professeurs de Physique/Chimie et Sciences de la Vie et de la Terre. Nous éditons pour cela 5 catalogues regroupant les références par niveau d’étude et spécialité et nous gérons un site e-commerce. Nous recevons plus de 25 000 commandes chaque année par l’intermédiaire de ces deux supports. »
Pourquoi avoir adopté la solution DEMAT’MANAGER ?
« Outre le site Web, nous recevons un grand nombre de commandes par email mais également par fax. Environ 65% par mail et 35% par fax. Ces commandes sont traitées et saisies dans notre système de Gestion Commerciale par 5 personnes. Nous avions besoin d’améliorer ce process de traitement pour gagner du temps et mieux répondre à nos clients. »
Comment DEMAT’MANAGER optimise votre process d’enregistrement des commandes ?
« Les commandes par mail sont dispatchées automatiquement dans 5 bannettes virtuelles en fonction de leur origine géographique. Chaque collaborateur se charge alors d’une bannette dont les documents apparaissent les uns après les autres à l’écran.
Pour les fax, on n’a plus besoin de se déplacer au copieur pour les récupérer, ils sont dématérialisés et regroupés automatiquement dans une bannette dédiée. Comme ils s’affichent à l’écran comme les mails, la saisie de leur contenu sur un deuxième écran est beaucoup plus confortable pour les agents.
L’autre avantage de la solution est sa fonction d’archivage. Avant de l’archiver, il est ainsi très facile d’associer des informations complémentaires à un document, comme le nom et le numéro du client, ainsi que le numéro de commande. D’ailleurs, le système est capable de renseigner automatiquement certaines données comme le nom du client grâce à la reconnaissance de l’adresse mail ou du numéro de fax de l’émetteur. Grâce à ces métadonnées, il est très facile de retrouver un document archivé en saisissant un ou deux critères.
La dernière chose que nous souhaitions c’est archiver et associer au document d’origine les accusés d’enregistrement de commandes ou de demandes de devis que nous envoyons aux clients par mail ou par fax. Ces avis sont générés et envoyés automatiquement par notre système de Gestion Commerciale. Ce que nous faisons maintenant c’est que nous envoyons une copie de ces accusés à DEMAT’MANAGER et, avec un mécanisme spécifique mis en place par AVM Up, ils sont automatiquement archivés et associés au document d’origine.
Nous utilisons DEMAT’MANAGER depuis seulement quelques mois et il est encore tôt pour chiffrer notre gain de productivité mais il est certain que nous sommes aujourd’hui plus efficaces et que nous avons gagné en confort de travail. »
