Le service de fax dématérialisé FAXBIS répond bien aux besoins des agences de travail temporaire. Le cas client Work 2000 en est une bonne illustration.
WORK 2000 est un réseau de 30 agences d’intérim en France. Certaines de ces agences sont spécialisées (BTP, Grande Distribution, Industrie, Tertiaire, Hôtellerie/Restauration) et d’autres sont généralistes.
Beaucoup de transmissions de documents sont effectués par fax notamment les factures et les contrats. Par exemple, Le fax est particulièrement utile pour les transmissions instantanées de contrats signés préalables et obligatoires à l’accueil d’un intérimaire dans certaines organisations.
Enjeux
Avant l’adoption de FAXBIS, Toutes les machines étaient dégroupées : imprimantes laser d’un côté et parc de machines fax de différentes marques de l’autre. WORK 2000 déplore également une très forte consommation de papier.
Avec la dispersion géographique des agences et la multiplication des machines à maintenir, leur gestion par l’équipe informatique était devenue trop contraignante. La décision a ainsi été prise d’unifier les machines en remplaçant l’ensemble du parc par des multifonctions.
Par ailleurs, outre l’objectif de réduction du papier, l’étude des besoins a montré qu’une solution de fax électronique pouvait résoudre des problèmes de mobilité et de réactivité. Deux solutions sont alors étudiées : le serveur de fax et le fax en mode SaaS.
Réponses & bénéfices
Il a été proposé une offre complète, clé en main, comprenant le parc de multifonctions Canon, une GED et le service FAXBIS.
La solution SaaS a ainsi été privilégiée pour des raisons d’optimisation de l’infrastructure réseau et télécom. Cela permet de libérer les lignes téléphoniques et, dans le cas d’une organisation dispersée géographiquement, cela évite d’installer une plateforme fax sur un ou plusieurs sites et de solliciter la bande passante pour les communications entre les sites et le(s) serveur(s).
Aujourd’hui, si les multifonctions peuvent être utilisés pour le fax, Le personnel ne se déplacent quasiment plus. Les émissions et réceptions de fax sont réalisées directement depuis les postes de travail par l’intermédiaire des boîtes mail.
Avantages de la solution pour WORK 2000
Le bénéfice premier avancé par WORK 2000 est la réactivité offerte par la solution dans le traitement des fax, notamment en réception. Plus besoin d’attendre derrière la machine. Le destinataire visualise instantanément son fax, à l’écran sans quitter son bureau, ou en mobilité depuis un terminal mobile (PC portable ou smartphone). Dès la réception, les actions peuvent ainsi être automatiquement déclenchées sans temps mort ce qui fluidifie les échanges et améliore les relations entre les agences, les intérimaires et les clients. L’interface Web FAXBIS.com est même utilisée en mobilité par certains utilisateurs pour traiter leurs fax en réception lorsqu’ils n’ont pas accès à leur messagerie.
Viennent ensuite les économies dégagées. Ainsi, rien que sur les postes abonnements téléphoniques, maintenance matériel et consommables (papier et toner) WORK 2000 a calculé une économie de 28%.
La simplicité de la solution est également très appréciée par l’ensemble des utilisateurs. Ainsi, le responsable informatique ne consacre qu’une petite demi-heure pour former les nouveaux arrivants à FAXBIS.
Envois de SMS à venir
A l’heure où ce cas est rédigé, WORK 2000 n’utilise pas l’option SMS (SMSbis) accessible depuis FAXBIS par la simple souscription d’un pack de crédits SMS. Mais c’est quelque chose qui est envisagé dans la continuité de cette recherche de réactivité et de fluidification des échanges. En effet, ce canal de communication permettra notamment d’informer simultanément et instantanément tous les candidats potentiels lors de la publication d’une nouvelle mission.
Site Web : www.work2000.fr
