L'office notariale SCP FERIAUD SEMONNAY MESTRE nous a fait le plaisir de nous accorder un entretien pour évoquer leur utilisation de FAXBIS.
Contexte de l’affaire
Créée en 1999, l’office notariale SCP FERIAUD SEMONNAY MESTRE est basée à Beaucaire (Gard) et emploie 15 personnes. Cette société est dirigée par trois associés et rédige près de 1100 actes chaque année, dans l’ensemble des domaines du droit : famille, immobilier, patrimoine, entreprises, rural, collectivités locales, etc.
Le point de départ de la réflexion se base sur deux demandes : comment réduire et économiser du papier en optimisant la fonction télécopie extrêmement consommatrice de papier, et en parallèle optimiser le temps de gestion des documents télécopie afin de gagner en efficacité. La solution mise en place devra conserver le mode de communication par
télécopie celui-ci étant un format d’échange privilégié et ayant une valeur juridique reconnue entre notaires, avocats et agents immobilier.
Equipée de systèmes d’impression Canon et satisfaite des produits ainsi que de la qualité de service apportée, la SCP FERIAUD SEMONNAY MESTRE s’est naturellement adressée à son contact commercial Canon afin de fournir une solution adaptée à ces deux demandes. Dans ce cadre, l’ingénieur commercial a proposé la solution « Faxbis » qui permet la
dématérialisation de la fonction télécopie en entreprise.
« Notre entreprise était déjà équipée de trois multifonctions iR ADVANCE C5255i, donc nous avons voulu faire de nouveau confiance à Canon pour la dématérialisation de nos fax »
Franck GIOCANTI, Clerc de notaire
Processus de travail avant la mise en place de la GED
Bien que deux des trois systèmes d’impression soient équipés de carte fax, le processus d’envoi/réception des télécopies est long et fastidieux. La perte de temps au quotidien est considérable. Les collaborateurs de l’étude notariale doivent imprimer les courriers, les signer, se rendre sur le système d’impression, insérer les documents dans le chargeur automatique et enfin rentrer le numéro de télécopie du destinataire directement sur le clavier de composition. A ces nombreuses étapes, s’ajoute l’attente de l’accusé d’émission
papier, qu’il faut ensuite classer et ranger physiquement dans les dossiers. Chacune de ces étapes semblent anodines et rapides, mais elles obligent chaque collaborateur à consacrer une partie très importante de leur temps à des va-et-vient entre leur bureau et les périphériques d’impression / télécopies en plus des tâches administratives d’archivage longues et fastidieuses. D’où la nécessité d’alléger les processus par la mise en place d’une solution adaptée.
« Nous souhaitions gagner du temps et économiser du papier essentiellement »
Franck GIOCANTI, Clerc de notaire
Besoins et enjeux exprimés
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Obtenir des gains de temps importants par l’optimisation des processus de gestion des télécopies, afin que chaque collaborateur se consacre à son coeur de métier, le juridique.
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Obtenir des gains financiers par une économie de papier et d’impression. La SCP FERIAUD SEMONNAY MESTRE a également fait appel à Canon dans un souci de préservation de l’environnement puisque la problématique du recyclage papier est présente au quotidien dans l’entreprise.
Processus de travail après la mise en place de la GED
Pour répondre aux besoins exprimés, la solution « Faxbis » proposée a été très rapidement installée dans l’office notarial. L’ingénieur commercial Canon a paramétré la solution et a animé une formation auprès de la personne référente de l’étude, afin de la familiariser avec l’outil. Celle-ci a ensuite relayé la formation auprès de ses collègues.
Depuis l’installation de « Faxbis », envoyer ou recevoir un fax est un processus beaucoup plus fluide, tout se fait directement à partir du poste de travail des collaborateurs. L’installation de « Faxbis » a accru le confort des utilisateurs en matière d’échanges, de gestion des télécopies et des accusés d’émission. Il est à noter une réduction très importante des va-et-vient des collaborateurs entre leur bureau et les systèmes d’impression. Les collaborateurs ont gagné en temps et en efficacité dans la gestion des processus.
« Si vous voulez envoyer un fax, vous n’avez plus à bouger de votre chaise, c’est très pratique et c’est un gain de temps au quotidien »
Franck GIOCANTI, Clerc de Notaire
Bénéfices
- Gain de temps et de productivité grâce à la simplification du processus d’envoi de télécopies
- Réduction des coûts rendue possible par l’économie de papier
- Aucun matériel supplémentaire n’est nécessaire pour envoyer/recevoir des fax
- Respect de l’environnement avec la réduction des impressions et le recyclage du papier.
Évolutions
La SCP FERIAUD SEMONNAY MESTRE est satisfaite des produits et solutions Canon installés à ce jour. Dans ce contexte et dans une logique de dématérialisation progressive, l’installation du logiciel Readiris version 14 permettant la transformation des documents papier en version électronique est prévue pour la rentrée 2013.
De nouvelles discussions vont être engagées entre l’office notarial SCP FERIAUD SEMONNAY MESTRE et Canon afin d’étudier la récupération de bases de données avec des numéros de fax ainsi que la signature électronique des télécopies émises. L’étude de ces deux nouvelles demandes d’amélioration déboucheront certainement sur une nouvelle coopération toute aussi efficace.
